KSeF Konsulting

Procedura awaryjna

Awaria KSeF i tryb offline24

Offline24 nie jest chaotycznym planem B. To opisany tryb pracy z terminem dosłania faktury, oznaczeniem dokumentu i odpowiedzialnością za monitoring.

Materiał informacyjny. Nie stanowi porady podatkowej ani prawnej.

01

Kto decyduje o użyciu offline24.

02

Gdzie zapisuje się listę faktur wystawionych offline.

03

Kto dosyła dokumenty do KSeF i w jakim terminie.

Dla kogo

  • Dla firm, które wystawiają faktury w ERP lub narzędziu online.
  • Dla osób, które muszą wiedzieć, co robić przy braku internetu.
  • Dla księgowości i sprzedaży ustalających procedurę awaryjną.

Najpierw ustal

  • Kto decyduje o użyciu offline24.
  • Gdzie zapisuje się listę faktur wystawionych offline.
  • Kto dosyła dokumenty do KSeF i w jakim terminie.
  • Kto komunikuje nabywcy sposób udostępnienia dokumentu.

Co zrobić krok po kroku

  1. Rozpoznaj problem: internet, ERP, walidacja danych, niedostępność czy ogłoszona awaria KSeF.
  2. Jeżeli używasz offline24, wystaw fakturę elektronicznie zgodnie z obowiązującą strukturą.
  3. Zapisz dokument na liście faktur do dosłania do KSeF.
  4. Przekaż nabywcy potwierdzenie lub fakturę zgodnie z właściwym scenariuszem.
  5. Doslij fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, chyba że oficjalny tryb awarii daje inny termin.
  6. Po nadaniu numeru KSeF uzupełnij status w systemie.
  7. Przejrzyj listę faktur offline i zamknij wyjątki.

Offline24 a awaria KSeF

Oficjalna strona offline24 wskazuje, że każdy podatnik może korzystać z tego trybu. Fakturę trzeba wystawić elektronicznie i przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu.

Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpi ogłoszona awaria KSeF, mogą obowiązywać inne terminy dosłania. Dlatego procedura musi rozróżniać problem po stronie firmy od komunikatu Ministerstwa Finansów.

Kody QR i certyfikat

Przy fakturach offline udostępnianych poza KSeF mogą pojawić się dwa kody QR: jeden dotyczący dostępu do faktury i drugi dotyczący potwierdzenia tożsamości wystawcy. Oficjalne źródło wskazuje, że do drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu offline.

To nie jest detal graficzny dla działu sprzedaży. To część procedury, którą trzeba potwierdzić w systemie fakturowym lub ERP.

Najczęstsze błędy

  • Użycie offline24 bez listy faktur do dosłania.
  • Mylenie awarii internetu w firmie z ogłoszoną awarią KSeF.
  • Brak certyfikatu potrzebnego do scenariusza offline.
  • Brak osoby odpowiedzialnej za uzupełnienie numeru KSeF.
  • Trzymanie procedury tylko w głowie jednej osoby.

Checklista awaryjna

  • Rozpoznaj typ problemu.

  • Oznacz dokument jako offline24.

  • Zapisz datę, godzinę i osobę wystawiającą.

  • Wpisz fakturę na listę dosłania.

  • Sprawdź certyfikat i kody QR, jeśli dotyczy.

  • Doslij fakturę w terminie.

  • Zamknij status po nadaniu numeru KSeF.

FAQ

Czy offline24 jest tylko na awarię internetu?

Oficjalny opis wskazuje, że tryb może być użyty między innymi przy trudnościach z przesłaniem faktur, a ustawa nie ogranicza go tylko do awarii internetu.

Czy fakturę offline24 zawsze dosyła się następnego dnia roboczego?

Co do zasady tak. Jeżeli jednak po wystawieniu wystąpi ogłoszona awaria KSeF, oficjalne źródła przewidują inne zasady dosłania.

Na podstawie

  • Tryb offline24Zasady stosowania trybu offline24, dosyłanie faktur i kody QR.Dostęp: 2026-05-12
  • Certyfikaty KSeFTypy certyfikatów, zastosowania, okres ważności i użycie w trybach szczególnych.Dostęp: 2026-05-12
  • Integratorzy ITFAQ dla integratorów, tryby wystawiania, FA(3), daty i scenariusze techniczne.Dostęp: 2026-05-12
  • Faktura ustrukturyzowana i struktura logiczna FADefinicja faktury ustrukturyzowanej, FA(3), data wystawienia i numer KSeF.Dostęp: 2026-05-12