KSeF Konsulting

FA(3)

Błędy FA(3): jak myśleć o walidacji

FA(3) nie jest papierową fakturą zapisaną jako XML. To struktura danych. Gdy pojawia się błąd, najpierw sprawdź mapowanie i dane źródłowe, a dopiero potem eskaluj do integratora.

Materiał informacyjny. Nie stanowi porady podatkowej ani prawnej.

01

Czy błąd dotyczy danych, schemy, komunikacji czy uprawnień.

02

Kto może poprawić dane w systemie źródłowym.

03

Czy problem dotyczy jednej faktury, kontrahenta, serii czy typu dokumentu.

Dla kogo

  • Dla księgowych i osób nietechnicznych, które widzą komunikaty błędów.
  • Dla administratorów ERP przygotowujących walidację.
  • Dla zespołów IT, które muszą zebrać komplet informacji do diagnozy.

Najpierw ustal

  • Czy błąd dotyczy danych, schemy, komunikacji czy uprawnień.
  • Kto może poprawić dane w systemie źródłowym.
  • Czy problem dotyczy jednej faktury, kontrahenta, serii czy typu dokumentu.
  • Jak zapisać ślad diagnozy bez kopiowania nadmiarowych danych osobowych.

Co zrobić krok po kroku

  1. Sprawdź, czy system używa właściwej struktury FA(3).
  2. Zidentyfikuj dokument, serię, typ faktury i kontrahenta.
  3. Porównaj dane w ERP z wymaganiami pola, którego dotyczy komunikat.
  4. Sprawdź, czy błąd powtarza się na innych fakturach z podobnym schematem.
  5. Nie poprawiaj ręcznie XML bez zmiany danych w systemie źródłowym.
  6. Zbierz log, środowisko, datę, komunikat i wersję integracji.
  7. Przekaż integratorowi konkretny scenariusz do odtworzenia.

Nie wymyślaj kodów błędów

Jeżeli oficjalna dokumentacja lub system nie pokazuje konkretnego kodu, nie twórz własnej legendy. W praktyce ważniejsze jest rozróżnienie: błąd danych, błąd walidacji schemy, błąd autoryzacji, błąd komunikacji albo niedostępność usługi.

Dla osoby nietechnicznej dobry opis błędu brzmi: co wysyłaliśmy, kiedy, z jakiego systemu, jaki komunikat wrócił i czy dokument przeszedł po poprawce danych.

Co zebrać przed kontaktem z integratorem

Integrator potrzebuje powtarzalnego przypadku. Sam zrzut ekranu często nie wystarczy. Przygotuj numer dokumentu w ERP, typ faktury, datę próby, środowisko, komunikat, status, wersję schemy i informację, czy podobne dokumenty przechodzą.

Nie wysyłaj pełnych paczek danych osobowych, jeżeli nie są potrzebne do diagnozy. Zadbaj o bezpieczny kanał i jasny zakres danych.

Najczęstsze błędy

  • Ręczna poprawka XML bez poprawienia kartoteki lub procesu.
  • Brak informacji, czy błąd jest jednostkowy czy seryjny.
  • Wysyłanie integratorowi tylko zrzutu ekranu.
  • Mieszanie błędów danych z awarią KSeF.
  • Brak właściciela walidacji przed wysyłką.

Pakiet do diagnozy

  • Numer dokumentu w ERP.

  • Typ dokumentu i data próby.

  • Komunikat błędu.

  • Wersja schemy i środowiska.

  • Informacja, czy błąd jest powtarzalny.

  • Log integracji bez nadmiarowych danych.

FAQ

Czy można poprawić tylko plik XML?

Technicznie bywa to kuszące, ale operacyjnie jest ryzykowne. Dane powinny być poprawione w systemie źródłowym, inaczej błąd wróci przy kolejnych dokumentach.

Czy każdy błąd FA(3) oznacza problem z KSeF?

Nie. Często przyczyną jest niekompletne mapowanie danych, błędna kartoteka, brak wymaganej informacji albo proces, który wcześniej działał tylko na wydruku.

Na podstawie