KSeF Konsulting

ERP i fakturowanie

KSeF i Subiekt

Firmy używające Subiekta powinny przygotować listę scenariuszy i pytań do dostawcy. Nie zakładaj, że poprawna faktura w starym procesie oznacza gotowość do FA(3).

Materiał informacyjny. Nie stanowi porady podatkowej ani prawnej.

01

Kto wystawia faktury i kto poprawia dane kontrahentów.

02

Czy firma korzysta z integracji, które tworzą dokumenty automatycznie.

03

Jak wygląda odbiór faktur kosztowych.

Dla kogo

  • Dla małych i średnich firm wystawiających faktury w Subiekcie.
  • Dla księgowych i właścicieli, którzy chcą przetestować proces przed terminem.
  • Dla osób planujących integrację z magazynem, sklepem lub księgowością.

Najpierw ustal

  • Kto wystawia faktury i kto poprawia dane kontrahentów.
  • Czy firma korzysta z integracji, które tworzą dokumenty automatycznie.
  • Jak wygląda odbiór faktur kosztowych.
  • Kto monitoruje dokumenty bez numeru KSeF.

Co zrobić krok po kroku

  1. Spisz typowe i nietypowe faktury wystawiane w Subiekcie.
  2. Zapytaj dostawcę o obsługę FA(3), API KSeF 2.0, certyfikatów i statusów.
  3. Przetestuj dokumenty z różnymi stawkami, korektą i błędem danych.
  4. Ustal, kto ma dostęp do KSeF i jak dostęp jest odbierany.
  5. Zapisz procedurę offline24 i listę faktur do dosłania.
  6. Sprawdź, jak dokument trafia do księgowości po nadaniu numeru KSeF.
  7. Ustal osobę odpowiedzialną za kontakt z konsultantem.

Testy nie mogą kończyć się na wydruku

W KSeF najważniejszy jest plik zgodny ze strukturą logiczną i status w systemie, a nie sam wygląd wydruku. Wizualizacja faktury może być potrzebna biznesowo, ale nie zastępuje walidacji danych.

Przetestuj scenariusze, które naprawdę występują w firmie: korekty, rabaty, zaliczki, faktury z danymi z magazynu, dokumenty z e-commerce albo ręcznie poprawiane kartoteki.

Kiedy potrzebny jest konsultant

Jeżeli Subiekt działa w prostym modelu i faktury wystawia jedna osoba, wdrożenie może być krótsze. Jeżeli jednak są integracje, wiele stanowisk, magazyn, sklep internetowy albo nietypowy obieg kosztów, konsultant powinien wejść przed testami.

Dobry test zaczyna się od listy dokumentów, a kończy raportem: co przeszło, co nie przeszło, kto poprawia dane i co wymaga decyzji właściciela.

Najczęstsze błędy

  • Sprawdzenie tylko jednej faktury sprzedaży.
  • Brak uzgodnienia, kto poprawia kartoteki kontrahentów.
  • Brak testu integracji sklepu lub magazynu.
  • Brak procedury dla faktur kosztowych odbieranych w KSeF.

FAQ

Czy ta strona potwierdza funkcje Subiekta?

Nie. Funkcje programu trzeba potwierdzić w dokumentacji producenta lub u dostawcy. Tutaj opisujemy pytania do wdrożenia.

Czy mała firma musi mieć integratora?

Nie zawsze. Integrator jest potrzebny wtedy, gdy proces jest zautomatyzowany, wieloosobowy albo zależny od kilku systemów.

Na podstawie