Czy wystarczy pytanie, czy ERP obsługuje KSeF?

Nie. Trzeba zapytać o konkretne scenariusze: FA(3), certyfikaty, statusy, błędy, retry, logi i faktury kosztowe.

Kiedy potrzebny jest integrator?

Gdy faktury powstają w kilku systemach, proces jest automatyczny, są nietypowe dokumenty albo firma potrzebuje monitoringu i przepływu danych poza ERP.

KSeF i ERP: pytania do dostawcy systemu

Lista pytań do dostawcy ERP o KSeF: FA(3), API, certyfikaty, statusy, błędy, offline24, logi, faktury kosztowe i monitoring.

Pytanie „czy system obsługuje KSeF?” jest zbyt ogólne. Dostawca może odpowiedzieć „tak”, a firma nadal nie będzie wiedzieć, co stanie się przy błędzie walidacji, braku numeru KSeF, awarii internetu albo fakturze kosztowej, której nikt nie rozpoznaje.

Rozmowa z dostawcą ERP powinna być przygotowana jak test procesu. Nie chodzi o deklarację funkcji, tylko o sprawdzenie scenariuszy, które wystąpią w realnej pracy.

Dla kogo jest ten poradnik

Dla właścicieli systemów ERP, księgowości, IT, działu sprzedaży i osób, które rozmawiają z dostawcą o aktualizacji KSeF. Przyda się też software house’om, które muszą zrozumieć oczekiwania klienta.

Jeżeli firma używa programu tylko do prostego fakturowania, lista pytań będzie krótsza. Jeżeli ERP jest połączony ze sklepem, magazynem, CRM, systemem produkcyjnym albo narzędziem obiegu dokumentów, pytania powinny objąć cały przepływ danych.

Co zrobić krok po kroku

Spisz typy faktur i źródła danych.
Zapytaj o obsługę FA(3) i harmonogram aktualizacji.
Zapytaj o API KSeF 2.0, środowiska testowe i dokumentację integracyjną.
Ustal sposób uwierzytelnienia, certyfikaty i zarządzanie dostępem.
Zapytaj o statusy, numer KSeF, potwierdzenia i logi audytowe.
Przetestuj błędy danych i błędy techniczne.
Ustal monitoring faktur bez numeru KSeF oraz proces offline24.

Pytania o FA(3)

Zapytaj, czy system obsługuje strukturę FA(3), od kiedy, w jakiej wersji i dla jakich typów dokumentów. Poproś o listę scenariuszy objętych testami: faktura zwykła, korekta, zaliczka, dokument z wieloma stawkami VAT, rabat, faktura dla kontrahenta z danymi niestandardowymi.

Ważne jest też mapowanie danych. Jeżeli dane kontrahenta, produktu lub usługi są niekompletne, sam moduł KSeF nie pomoże. System powinien wskazywać braki przed wysyłką, a nie dopiero po odrzuceniu dokumentu.

Pytania o statusy i błędy

Zapytaj, gdzie użytkownik widzi status faktury, numer KSeF, błąd walidacji i historię wysyłki. Zapytaj, czy system rozróżnia błąd danych od błędu technicznego oraz czy ponawia wysyłkę automatycznie tylko wtedy, gdy ma to sens.

Dobry system powinien pozwolić odpowiedzieć na pytania: które faktury czekają, które przeszły, które odrzucono, kto je wystawił, kiedy system próbował wysłać dokument i jaki komunikat wrócił.

Pytania o certyfikaty i uprawnienia

Ustal, czy system korzysta z certyfikatu KSeF, tokenu w okresie przejściowym lub innej metody uwierzytelnienia przewidzianej w dokumentacji. Zapytaj, gdzie przechowywane są poświadczenia, kto ma do nich dostęp i jak wygląda rotacja.

Nie zostawiaj certyfikatu jako „pliku na komputerze księgowej”. W firmie potrzebny jest rejestr i właściciel.

Najczęstsze błędy

Pytanie tylko o deklarację obsługi KSeF.
Brak testu faktur kosztowych.
Brak testu błędów i retry.
Brak logów audytowych.
Brak decyzji, kto poprawia dane.
Brak procedury offline24 w ERP lub poza ERP.

Kiedy PIT-Lab ma sens

Jeżeli KSeF dotyka nie tylko ERP, ale też dokumentów, akceptacji kosztów i księgowania, warto rozmawiać o procesie szerzej niż z samym dostawcą systemu. PIT-Lab to biuro rachunkowe, więc jest właściwym punktem odniesienia przy pytaniach o księgowy obieg dokumentów, odpowiedzialność i terminy.