Czy offline24 można stosować tylko przy awarii KSeF?

Oficjalne źródło wskazuje, że każdy podatnik może korzystać z offline24; trzeba jednak dosłać fakturę do KSeF w wymaganym terminie.

Kto powinien pilnować dosłania faktury?

Firma powinna wskazać konkretną rolę lub osobę. Bez tego faktury offline łatwo zostają bez numeru KSeF i statusu.

Offline24: procedura awaryjna dla firmy

Jak przygotować firmową procedurę offline24: decyzja, wystawienie, lista faktur, certyfikat, kody QR, dosłanie i monitoring.

Offline24 powinien być procedurą, a nie nerwową decyzją w dniu problemu. Oficjalne materiały wskazują, że każdy podatnik może korzystać z tego trybu. Faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie z obowiązującą strukturą i musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu, z wyjątkami dotyczącymi ogłoszonej awarii KSeF.

Dla firmy najważniejsze są trzy rzeczy: kto decyduje o użyciu offline24, gdzie zapisuje się faktury do dosłania i kto zamyka status po przesłaniu do KSeF.

Dla kogo jest ten poradnik

Dla sprzedaży, księgowości, administratorów ERP i właścicieli firm. Przyda się każdemu, kto może stanąć przed sytuacją: faktura musi zostać wystawiona, ale system nie pozwala jej teraz wysłać do KSeF.

Offline24 może dotyczyć małej firmy i dużej organizacji. Różnica polega na skali. Mała firma potrzebuje prostej listy kontrolnej. Duża firma potrzebuje procedury, logów, odpowiedzialności i monitoringu.

Co zrobić krok po kroku

Zdefiniuj sytuacje, w których wolno użyć offline24.
Wskaż osobę podejmującą decyzję.
Ustal, jak system oznacza fakturę wystawioną offline.
Przygotuj listę faktur do dosłania: numer wewnętrzny, data, osoba, kontrahent, status.
Sprawdź, czy firma ma właściwy certyfikat do scenariuszy offline.
Ustal, kto dosyła fakturę i kiedy kontroluje status.
Po nadaniu numeru KSeF zamknij wpis na liście wyjątków.

Offline24 a awaria

Nie każde opóźnienie jest awarią KSeF. Problem może być po stronie internetu, ERP, certyfikatu, uprawnień, błędu walidacji albo kolejki wysyłki. Procedura powinna pomagać rozpoznać typ problemu, bo od tego zależy dalsze działanie.

Jeżeli Ministerstwo Finansów ogłasza awarię lub niedostępność systemu, firma powinna działać zgodnie z właściwymi komunikatami. Jeżeli problem jest lokalny, nie należy traktować go jak awarii KSeF.

Certyfikat i kody QR

Oficjalne materiały o offline24 opisują kody QR i potwierdzanie tożsamości wystawcy. W praktyce oznacza to konieczność sprawdzenia, czy system fakturowy lub ERP potrafi obsłużyć właściwe oznaczenia i czy firma ma certyfikat wymagany do trybów szczególnych.

Nie zostawiaj tego na dzień awarii. Przetestuj scenariusz wcześniej, na spokojnie, z udziałem osoby technicznej i księgowości.

Najczęstsze błędy

Brak listy faktur wystawionych offline.
Brak właściciela dosłania dokumentów.
Mylenie błędu walidacji z awarią systemu.
Brak certyfikatu potrzebnego do scenariusza offline.
Brak potwierdzenia, że numer KSeF został później zapisany.
Procedura dostępna tylko w głowie jednej osoby.

Minimalny wzór procedury

Procedura może mieć jedną stronę. Powinna wskazywać: kiedy można użyć offline24, kto decyduje, gdzie zapisuje się faktury, jak przekazuje się dokument kontrahentowi, kto dosyła faktury do KSeF i kto zamyka status.

Jeżeli firma ma wiele osób wystawiających dokumenty, procedura powinna być częścią szkolenia. W przeciwnym razie pierwsza awaria stanie się testem improwizacji.